Cwestiynau ac Atebion a Gwybodaeth am Reoli Cofnodion
3. Pwysigrwydd Rheoli Cofnodion.
4. Pwy sy’n gyfrifol am Reoli Cofnodion?
5. Rheoli Cofnodion a’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
6. Rheoli Cofnodion a Gwarchod Data.
7. Y Drefn Dal Gafael ar Gofnodion
8. Pam fod angen y Drefn Dal Gafael ar Gofnodion?
10. Sut y gall Rheoli Cofnodion eich helpu chi.
Y rhain yw’r nodiadau sy’n cofnodi holl faterion a thrafodion gweinyddol sefydliad, a manylion am ei myfyrwyr, aelodau staff a’i holl gysylltiadau allanol. Mae gweithgarwch y Brifysgol yn cael ei ddogfennu’n bennaf gan y cofnodion mae’n eu cynhyrchu. Maent hefyd yn ffurfio cof cyfunol y Brifysgol y mae’n rhaid iddo fod ar gael y tu hwnt i gof neu oes gweithio unrhyw aelod staff.
Proses yw rheoli cofnodion ar gyfer rheoli’n systematig yr holl gofnodion a’r wybodaeth neu ddata maent yn eu cynnwys. Mae’n cynnwys yr arfer o nodi a dosbarthu cofnodion, rhoi mynediad at gofnodion wedi eu harchifo, ac weithiau, dinistrio rheoledig cofnodion.
Mae cylch oes y cofnodion yn un o’r cysyniadau allweddol mewn Rheoli Cofnodion. Mae gan wybodaeth gyfres o gamau, o’i chreu i gael gwared arni, naill ai drwy broses ddinistrio wedi’i rheoli, neu gael ei hychwanegu at gofnod tymor hir neu barhaol (yr archif) y Brifysgol:
3. Pam fod Rheoli Cofnodion yn bwysig?
Mae gwybodaeth yn un o’r adnoddau corfforedig pwysicaf sydd gan y Brifysgol. Mae gweithredu arferion da o ran Rheoli Cofnodion o fudd i’r Brifysgol mewn nifer o ffyrdd:
- Mae’n gwella’r dull o drin materion mewn modd trefnus, effeithlon ac atebol.
- Mae’n sicrhau bod y Brifysgol yn cydymffurfio â goblygiadau a safonau statudol, yn sicrhau ei fod yn cadw at gyfrifoldebau proffesiynol a moesegol ac yn lleihau risgiau mynd i gyfraith. Mae’n ofynnol i ni gynhyrchu mathau penodol o gofnod a’u cadw am gyfnod penodol. Bydd methu â chadw cofnodion penodol a dinistrio rhai eraill yn gallu gwneud y Brifysgol yn atebol i ymgyfreithiad.
- Mae’n cefnogi ac yn dogfennu polisi a gwneud penderfyniadau ar lefel reolaethol.
- Mae’n hwyluso swyddogaethau a gweithgarwch yn effeithiol drwy’r Brifysgol.
- Mae’n rhoi tystiolaeth o faterion a gweithgarwch diwylliannol y Brifysgol, ac yn sefydlu hynny.
- Mae’n cadw’r cof corfforedig ar gyfer y Brifysgol, ac yn atal colli gwybodaeth.
- Mae’n cynyddu cynhyrchiant ac yn lleihau’r amser a dreulir yn chwilio am ddogfennau sydd eu hangen. Mae rheoli cofnodion fel rheol yn arwain at ddulliau ffeilio a mynegeio mwy effeithiol, gan wneud cofnodion yn haws a chyflymach i ddod o hyd iddynt.
- Mae’n hwyluso defnydd effeithlon ac effeithiol o le corfforol ac ar y gweinyddwr.
4. Pwy sy’n gyfrifol am Reoli Cofnodion?
Mae gan holl staff y Brifysgol sy’n defnyddio cofnodion yn eu gwaith ychydig o gyfrifoldeb rheoli cofnodion. Mae hyn yn cynnwys yr angen i fabwysiadu arfer da wrth greu a chynnal a chadw.
Mae gan y Pennaeth Llywodraethu a Chydymffurfio gyfrifoldeb cyffredinol am reoli cofnodion.
5. Rheoli Cofnodion a’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
Rhaid cadw rhai cofnodion am gyfnod penodol i gydymffurfio â deddfwriaeth.
Mae’r Brifysgol yn cydnabod ei chyfrifoldeb corfforaethol o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 i ddarparu hawl cyffredinol i fynd at wybodaeth a gedwir. Mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn sefydlu dau hawl sy’n gysylltiedig â’i gilydd:
- Yr hawl i gael gwybod p’run a ydyw’r wybodaeth yn bodoli ai peidio, ac
- Yr hawl i dderbyn y wybodaeth (yn amodol ar eithriadau).
Mae’r Ddeddf yn nodi amserlenni manwl ar gyfer cydymffurfio â cheisiadau – mae rheoli cofnodion yn hanfodol i’r broses o ymateb i geisiadau am wybodaeth.
6. Rheoli Cofnodion a Gwarchod Data.
Mae’r rhan fwyaf o ddeunydd cyfrinachol yn amodol ar y Ddeddf Gwarchod Data. O dan y ddeddf, mae’r unigolyn sy’n trin neu’n prosesu data cyfrinachol yn atebol yn bersonol am gael gwared ar y cyfryw ddata’n briodol.
Diben deddfwriaeth gwarchod data yw sicrhau nad yw data personol yn cael eu prosesu heb wybodaeth a chaniatâd gwrthrych y data (ac eithrio mewn rhai achosion), i sicrhau bod data personol a brosesir yn gywir, ac i weithredu cyfres o safonau ar gyfer prosesu gwybodaeth o’r fath. Mae gan wrthrychau data hawl i wirio dilysrwydd data amdanynt a gedwir gan Brifysgol Bangor.
7. Y Drefn Dal Gafael ar Gofnodion.
Mae’r Drefn Dal Gafael ar Gofnodion yn gyfrwng hanfodol i reoli cofnodion yn effeithiol. Mae’n rhestru’r holl gofnodion mae pob adran yn eu creu neu’n eu cynnal a’u cadw, gan nodi pa mor hir y mae’n rhaid cadw pob math o gofnod, ac yn nodi’r dyfyniadau perthnasol sy’n ymwneud â Deddfau Seneddol, Offerynnau Statudol neu reoliadau lle bo'n berthnasol.
Mae angen asesu pwysigrwydd y cofnodion ar lefel cyfres, ac mae angen cytuno ar gyfnod dal gafael / dinistrio, ar lefel adrannol a sefydliadol
8. Pam fod angen y Drefn Dal Gafael ar Gofnodion?
Y Drefn Dal Gafael ar Gofnodion;
- Mae’n sicrhau y cedwir cofnodion am faint bynnag y mae eu hangen, a’u bod yn cael eu dinistrio pan na fydd eu hangen/pan na fyddant yn ddefnyddiol mwyach.
- Mae’n rhoi safonau a chysondeb gyda chadw cofnodion ar draws y Brifysgol.
- Mae’n lleihau costau sefydliadol – mae’n arbed lle a chostau cadw oherwydd caiff cofnodion naill ai eu symud i’r Adran Archifau, neu eu dinistrio’n gyfrinachol.
- Mae’n sicrhau y cydymffurfir â gofynion archwiliadau.
- Mae’n nodi cofnodion o werth tymor hir, i’w diogelu rhag eu dinistrio’n ddamweiniol.
- Mae’n nodi dyblygiadau o gofnodion
Mae ar gofnodion electronig angen yr un gofal ag y dylid ei gymryd gyda chofnodion papur neu a gedwir ar ficroffilm. Dylid rheoli cofnodion electronig yn yr un modd ag y rheolir cofnodion papur.
10. Sut gall y Tîm Rheoli Cofnodion eich helpu chi.
- Rhoi cyngor ar bob agwedd o gadw cofnodion.
- Cynghori ar weithredu’r Drefn Dal Gafael ar Gofnodion.
- Os ydych chi’n ansicr ynghylch gofynion cyfreithiol, gweinyddol neu archifol ar gyfer gwybodaeth benodol, cysylltwch â’r Pennaeth Llywodraethu a Chydymffurfio am gyngor.
Mae Gwenan Hine, Pennaeth Gwasanaethau Llywodraethu, yn gyfrifol am faterion cydymffurfio cyfreithiol yn y Brifysgol. Mae’r rhain yn cynnwys:
- Rheoli Cofnodion.
- Gwarchod Data.
- Rhyddid Gwybodaeth.
E-bost: gwenan.hine@bangor.ac.uk
Lynette Williams , Archifydd / Rheolwr Cydymffurfio a Chofnodion
E-bost: iss419@bangor.ac.uk