Gweithdrefnau Canolfan Gofnodion y Brifysgol

Trosglwyddo Cofnodion i'r Ganolfan Cofnodion

Cyn trosglwyddo cofnodion i Ganolfan Cofnodion y Brifysgol, edrychwch ar Restr Dal Gafael Cofnodion y Brifysgol i weld a ellir dinistrio’ch cofnodion ar unwaith. Os ydych yn ansicr, cysylltwch â’r Uned Cydymffurfio. Mae’r lle yng Nghanolfan Cofnodion y Brifysgol wedi’i gyfyngu, felly mae’n hanfodol mai dim ond y cofnodion hynny sydd angen eu cadw sy’n cael eu trosglwyddo.

Er mwyn trosglwyddo cofnodion i Ganolfan Cofnodion y Brifysgol, mae’r drefn ganlynol yn berthnasol:

  • RHAID i adrannau sy’n cyflwyno cofnodion gysylltu â Chynorthwy-ydd Cofnodion ac Archifau’r Brifysgol ddigon ymlaen llaw cyn trosglwyddo unrhyw gofnodion i’r Ganolfan Cofnodion.
  • Rhowch y cofnodion mewn bocs archifol safonol. Y bocs i’w ddefnyddio yw Lyreco Impega Transfer File Code: 723.122. Rhaid i gofnodion fod yn y bocsys hyn er mwyn eu cadw’n ddiogel ac am resymau iechyd a diogelwch. * Peidiwch â gorlenwi’r bocsys neu fe gânt eu dychwelyd.
  • Nid yw cofnodion wedi’u ffeilio mewn ffeiliau lifer neu ffeiliau cylch yn ffitio i mewn i’r bocsys archifol safonol hyn – a fyddech cystal â rhoi eu cynnwys mewn amlenni wedi’u labelu cyn eu bocsio.
  • Dylid ysgrifennu disgrifiad o’r math o gofnodion a blwyddyn y weithred ddiwethaf ar y ffeil ar y bocs ynghyd â rhif y bocs.
  • Eich cyfrifoldeb chi yw cadw rhestr o’r hyn sydd ymhob bocs sy’n cael ei drosglwyddo. Ni fydd staff Canolfan Cofnodion y Brifysgol yn edrych y tu mewn i’r bocsys i wirio’r cynnwys.
  • Gall gwasanaethau ac adrannau gofnodi manylion i lefel ffeil.
  • Cysylltwch â Chynorthwy-ydd Cofnodion ac Archifau’r Brifysgol i drefnu trosglwyddo.

Dim ond pan fydd y bocsys wedi eu llenwi’n gywir ac yn unol â’r dulliau gweithredu hyn y caiff y cofnodion eu derbyn yng Nghanolfan Cofnodion y Brifysgol.

Cael cofnodion o Ganolfan Cofnodion y Brifysgol

Ni fydd defnydd bob dydd o’r cofnodion a gedwir yng Nghanolfan Cofnodion y Brifysgol, ac o ganlyniad, dim ond yn achlysurol y bydd ar wasanaethau ac adrannau angen edrych arnynt. Fodd bynnag, dylid dilyn y drefn isod os dymunwch gael cofnod o Ganolfan Cofnodion y Brifysgol:

  • Cysylltwch â Chynorthwy-ydd Cofnodion ac Archifau’r Brifysgol, gan roi cymaint o rybudd ag sy’n bosibl.
  • Os ydych wedi’ch awdurdodi i nôl cofnodion o’r Ganolfan Cofnodion, anfonwch gais ysgrifenedig at Lynette Williams i drefnu dyddiad ac amser addas i nôl eich cofnod.  Mewn achosion brys ar benwythnosau, cysylltwch ag un o’r porthorion yn Ystafell y Porthorion. Gallent hwy drefnu mynediad, a rhaid i chi roi gwybod i Gynorthwy-ydd Cofnodion ac Archifau’r Brifysgol yn ystod oriau gweithio arferol.  Dylai’r aelod staff ag awdurdod anfon cais yn y ffordd arferol, ond gan nodi’r rheswm pam y gofynnwyd am fynediad y tu allan i oriau arferol, a pha gofnodion a gafwyd.
  • Os nad ydych wedi’ch awdurdodi i nôl cofnodion o’r Ganolfan Cofnodion ar hyn o bryd, bydd Cynorthwy-ydd Cofnodion ac Archifau’r Brifysgol yn rhoi enw aelod staff gwasanaeth neu adran a all drefnu awdurdodiad os yw’n briodol.

Caiff unrhyw gofnodion a geir o’r Ganolfan Cofnodion eu benthyca am gyfnod o fis yn y lle cyntaf. Ar ôl y cyfnod hwn, anfonir nodyn i atgoffa. Os na ddychwelir y cofnod ar ôl mis arall, anfonir neges arall i atgoffa. Os na ddychwelir y cofnod ar ôl tri mis, bydd Cynorthwy-ydd Cofnodion ac Archifau’r Brifysgol yn cysylltu â’r person penodedig yn yr adran i holi a oes angen estyniad ar y cyfnod benthyca hwn neu a yw’r cofnod wedi dod yn weithredol. Rhagwelir y bydd y cofnodion yn cael eu dychwelyd yn y mis cyntaf, fel rheol.

Unwaith y flwyddyn, bydd Rheolwr Cydymffurfio a Chofnodion y Brifysgol yn anfon rhestr o’r holl focsys sydd wedi’u cadw yn y Ganolfan Cofnodion ar hyn o bryd, ac unrhyw gofnodion sydd wedi’u benthyca o’r Ganolfan Cofnodion i’r person penodedig ymhob adran.

Dychwelyd cofnodion i’r Ganolfan Cofnodion

Pan na fydd ar yr adran angen y cofnod mwyach, dylid ei ddychwelyd i’r Ganolfan Cofnodion cyn gynted ag sy’n bosibl. Dylid dilyn y drefn ganlynol i ddychwelyd cofnod:

  • Cysylltwch â Rheolwr Cydymffurfio a Chofnodion y Brifysgol.

Os ydych wedi’ch awdurdodi i nôl cofnodion o’r Ganolfan Cofnodion, anfonwch gais ysgrifenedig at Lynette Williams i drefnu dyddiad ac amser addas i nôl eich cofnod.

Cael cofnodion o Ganolfan Cofnodion y Brifysgol mewn achosion brys, neu’r tu allan i oriau gweithio arferol

  • Caiff rhestr o staff ag awdurdod i gael mynediad ai Ganolfan Cofnodion y Brifysgol ei chadw yn Ystafell y Porthorion, Prif Adeilad y Celfyddydau. Gellir cael yr allwedd i gael mynediad i’r Ganolfan Cofnodion o’r fan honno.
  • Bydd porthorion yn gwirio enw’r aelod staff sy’n gofyn am fynediad i’r Ganolfan Cofnodion yn erbyn rhestr y staff ag awdurdod cyn rhoi’r allwedd.
  • Bydd angen llenwi’r ffurflen cyflwyno allwedd gan yr aelod staff a chan y porthor sy’n rhoi’r allwedd i’r Ganolfan Cofnodion, neu’n ei dderbyn yn ôl.
  • Bydd angen i aelodau staff sy’n gofyn am fynediad i’r Ganolfan Cofnodion roi cadarnhad o bwy ydynt i’r porthorion e.e. cerdyn llyfrgell staff.
  • Dylai’r aelod staff ag awdurdod anfon cais yn y ffordd arferol, ond gan nodi’r rheswm pam y gofynnwyd am fynediad mewn argyfwng neu’r tu allan i oriau arferol, a pha gofnodion a gafwyd.
  • Mae’n ofynnol i bob unigolyn sy’n cael mynediad i’r Ganolfan Cofnodion lofnodi’r ffurflen awdurdodiad i gael allwedd hyd yn oed os ydynt yn mynd gyda pherson arall sydd wedi derbyn yr allwedd. Mae mynd ag aelod staff heb awdurdod i mewn i’r Ganolfan Cofnodion yn torri’r dull gweithredu.
  • Rhaid dychwelyd yr allwedd i’r Ganolfan Cofnodion ar unwaith ar ôl ei ddefnyddio. Rhagwelir na fydd ar staff ag awdurdod angen bod yn y Ganolfan Cofnodion am fwy na 45 munud. At ddibenion iechyd a diogelwch, bydd y porthorion yn gwirio os na ddychwelir yr allwedd ar ôl yr amser hwn.
  • Gall porthorion hebrwng staff i’r Ganolfan Cofnodion o bryd i’w gilydd.
  • Bydd gan Oruchwyliwr y Porthorion ar ddyletswydd yr awdurdod cyffredinol i ganiatáu / beidio â chaniatáu mynediad i Ganolfan Cofnodion y Brifysgol.

Gweinyddiaeth y Ganolfan Cofnodion

Cyfrifoldeb Rheolwr Cydymffurfio a Chofnodion ac Archifau’r Brifysgol yw rheolaeth o ddydd i ddydd Canolfan Cofnodion y Brifysgol. Dyma ei manylion cyswllt:

Lynette Williams

Rheolwr Cydymffurfio a Chofnodion

Gwasanaethau Llywodraethu

Penbre

Estyniad: 8530

·¡-²ú´Ç²õ³Ù:Ìýl.d.williams@bangor.ac.uk